Facturation électronique en Belgique : soyez en règle sans changer vos habitudes

Ce qui a changé au 1er janvier 2026

Les factures B2B entre assujettis à la TVA établis en Belgique doivent désormais être émises au format électronique structuré — la norme européenne EN 16931, au format Peppol BIS 3.0 — et transiter par le réseau Peppol.

Concrètement : un PDF joint à un e-mail n'est plus une facture conforme entre entreprises. La facture doit être un fichier structuré, lisible par les machines, envoyé via un point d'accès Peppol.

Qui est concerné ?

L'obligation vise les factures entre assujettis à la TVA établis en Belgique : indépendants, professions libérales, TPE et PME — dès la première facture B2B.

• Vous facturez d'autres entreprises belges → vous êtes concerné
• Vous facturez des particuliers (B2C) → pas d'obligation de facture structurée
• Vous facturez des clients étrangers → régime différent, la facture structurée n'est pas exigée par l'obligation belge

Certains régimes particuliers font l'objet d'exceptions ou de modalités spécifiques. En cas de doute sur votre situation, vérifiez avec votre expert-comptable.

Comment KROLYX vous met en règle

Vous créez votre facture comme d'habitude — client, lignes, TVA. KROLYX s'occupe du reste :

• Émission au format structuré Peppol BIS 3.0 (norme EN 16931)
• Transmission via le réseau Peppol
• Numérotation séquentielle légale et mentions obligatoires
• Suivi des paiements et relances automatiques

Comment fonctionne Peppol, sans jargon

Peppol fonctionne comme un réseau postal numérique entre logiciels. Chaque entreprise est enregistrée sur le réseau via son numéro d'entreprise (BCE), et les factures voyagent d'un « point d'accès » à un autre — du logiciel de l'émetteur à celui du destinataire — sans passer par un e-mail.

Un point d'accès est un opérateur certifié qui joue le rôle de bureau de poste : il vérifie le format de la facture, identifie le destinataire sur le réseau et la lui remet avec un accusé de livraison. KROLYX est connecté à un point d'accès certifié : quand vous cliquez sur « Envoyer », la facture part sur le réseau et vous suivez son statut (envoyée, livrée, échouée) directement dans l'application.

Résultat : plus de factures perdues dans les spams, plus de « je ne l'ai jamais reçue » — chaque envoi laisse une trace horodatée.

Que risquez-vous si vous n'êtes pas en règle ?

Une facture B2B qui ne respecte pas le format imposé n'est pas une facture conforme. Concrètement, cela expose à plusieurs risques : votre client peut refuser la facture (et retarder le paiement), la déduction de la TVA peut être contestée côté client, et des amendes administratives sont prévues en cas de manquements répétés.

Au-delà des sanctions, le risque le plus immédiat est commercial : vos clients professionnels — et leurs comptables — attendent désormais des factures qui arrivent directement dans leur logiciel. Le fournisseur qui envoie encore un PDF par e-mail crée du travail manuel chez son client, et devient celui qu'on paie en dernier.

PDF classique vs facture structurée : quelle différence ?

Un PDF est une image de facture : un humain la lit, mais un logiciel comptable doit la ressaisir (ou l'OCRiser, avec des erreurs). Une facture structurée est un fichier de données : chaque montant, taux de TVA, référence et échéance est un champ que le logiciel du destinataire lit instantanément et sans erreur.

C'est ce qui rend l'obligation utile au-delà de la conformité : encodage automatique chez votre client et son comptable, moins de litiges, des paiements qui partent plus vite. Dans KROLYX, vous ne voyez pas la complexité : vous créez votre facture normalement, et le fichier structuré (UBL, profil Peppol BIS 3.0) est généré et transmis automatiquement — avec, si vous le souhaitez, un PDF de courtoisie pour la lecture humaine.

Migrer en 4 étapes, sans interruption

Passer à la facturation électronique avec KROLYX se fait en une après-midi, sans interrompre votre facturation en cours :

• 1. Importez vos clients (CSV, Excel ou copier-coller) — leurs numéros d'entreprise suffisent pour les identifier sur Peppol
• 2. Complétez vos informations d'émetteur : numéro d'entreprise, assujettissement TVA, coordonnées bancaires
• 3. Créez votre première facture comme d'habitude — KROLYX la génère au format structuré et la transmet via Peppol
• 4. Suivez les statuts de livraison et laissez les relances automatiques faire le reste

Vos anciennes factures restent accessibles : vous pouvez les importer pour garder tout votre historique au même endroit.

Le coup de pouce fiscal : la déduction majorée

Pour accompagner la transition, la Belgique a prévu une déduction majorée à 120 % des coûts d'abonnement aux logiciels de facturation électronique pour les indépendants et petites sociétés, sur les exercices 2024 à 2027. Votre abonnement KROLYX peut donc vous coûter fiscalement moins que son prix affiché — validez les conditions avec votre comptable.

Vous facturez aussi vers la France ?

La France suit le même chemin : au 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir recevoir des factures électroniques, et l'obligation d'émission s'étend aux TPE, PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027. KROLYX est en cours d'immatriculation comme plateforme agréée — consultez notre page Conformité pour l'état d'avancement daté.