Elektronische facturatie in België: wees in orde zonder uw gewoontes te veranderen

Wat er veranderd is op 1 januari 2026

Facturen tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn, moeten voortaan worden opgesteld in gestructureerd elektronisch formaat — de Europese norm EN 16931, in het formaat Peppol BIS 3.0 — en via het Peppol-netwerk verlopen.

Concreet: een pdf als bijlage bij een e-mail is geen conforme factuur meer tussen ondernemingen. De factuur moet een gestructureerd bestand zijn, machineleesbaar, verstuurd via een Peppol-toegangspunt.

Wie valt eronder?

De verplichting geldt voor facturen tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn: zelfstandigen, vrije beroepen, micro-ondernemingen en kmo's — vanaf de eerste B2B-factuur.

• U factureert aan andere Belgische ondernemingen → u valt eronder
• U factureert aan particulieren (B2C) → geen verplichting tot gestructureerde factuur
• U factureert aan buitenlandse klanten → ander regime, de gestructureerde factuur wordt niet vereist door de Belgische verplichting

Voor bepaalde bijzondere regimes gelden uitzonderingen of specifieke modaliteiten. Bij twijfel over uw situatie, stem af met uw boekhouder.

Hoe KROLYX u in orde brengt

U maakt uw factuur zoals gewoonlijk — klant, lijnen, btw. KROLYX regelt de rest:

• Verzending in gestructureerd formaat Peppol BIS 3.0 (norm EN 16931)
• Transmissie via het Peppol-netwerk
• Wettelijke sequentiële nummering en verplichte vermeldingen
• Opvolging van betalingen en automatische herinneringen

Hoe Peppol werkt, zonder jargon

Peppol werkt als een digitaal postnetwerk tussen softwarepakketten. Elke onderneming is geregistreerd op het netwerk via haar ondernemingsnummer (KBO), en de facturen reizen van het ene « toegangspunt » naar het andere — van de software van de verzender naar die van de bestemmeling — zonder via een e-mail te passeren.

Een toegangspunt is een gecertificeerde operator die de rol van postkantoor speelt: het controleert het formaat van de factuur, identificeert de bestemmeling op het netwerk en bezorgt ze met een leveringsbevestiging. KROLYX is verbonden met een gecertificeerd toegangspunt: wanneer u op « Versturen » klikt, vertrekt de factuur op het netwerk en volgt u de status ervan (verzonden, geleverd, mislukt) rechtstreeks in de applicatie.

Resultaat: geen facturen meer die in de spam verdwijnen, geen « ik heb ze nooit ontvangen » meer — elke verzending laat een tijdgestempeld spoor na.

Wat riskeert u als u niet in orde bent?

Een B2B-factuur die het opgelegde formaat niet respecteert, is geen conforme factuur. Concreet stelt dit u bloot aan meerdere risico's: uw klant kan de factuur weigeren (en de betaling vertragen), de btw-aftrek kan aan de kant van de klant worden betwist, en administratieve boetes zijn voorzien bij herhaalde tekortkomingen.

Naast de sancties is het meest onmiddellijke risico commercieel: uw professionele klanten — en hun boekhouders — verwachten voortaan facturen die rechtstreeks in hun software terechtkomen. De leverancier die nog een pdf per e-mail verstuurt, veroorzaakt manueel werk bij zijn klant en wordt degene die als laatste wordt betaald.

Klassieke pdf versus gestructureerde factuur: wat is het verschil?

Een pdf is een afbeelding van een factuur: een mens leest ze, maar boekhoudsoftware moet ze opnieuw ingeven (of via OCR verwerken, met fouten). Een gestructureerde factuur is een databestand: elk bedrag, btw-tarief, referentie en vervaldatum is een veld dat de software van de bestemmeling onmiddellijk en foutloos leest.

Dat maakt de verplichting nuttig, verder dan louter conformiteit: automatische encodering bij uw klant en zijn boekhouder, minder geschillen, betalingen die sneller vertrekken. In KROLYX ziet u de complexiteit niet: u maakt uw factuur normaal, en het gestructureerde bestand (UBL, profiel Peppol BIS 3.0) wordt automatisch gegenereerd en verstuurd — met, indien u dat wenst, een pdf ter attentie voor het menselijke leescomfort.

Migreren in 4 stappen, zonder onderbreking

Overschakelen naar elektronische facturatie met KROLYX gebeurt in één namiddag, zonder uw lopende facturatie te onderbreken:

• 1. Importeer uw klanten (CSV, Excel of kopiëren-plakken) — hun ondernemingsnummers volstaan om ze te identificeren op Peppol
• 2. Vul uw verzendergegevens aan: ondernemingsnummer, btw-plicht, bankgegevens
• 3. Maak uw eerste factuur zoals gewoonlijk — KROLYX genereert ze in gestructureerd formaat en verstuurt ze via Peppol
• 4. Volg de leveringsstatussen op en laat de automatische herinneringen de rest doen

Uw oude facturen blijven toegankelijk: u kunt ze importeren om uw volledige historiek op één plaats te bewaren.

Het fiscale duwtje in de rug: de verhoogde aftrek

Om de overgang te begeleiden, heeft België een verhoogde aftrek van 120 % voorzien op de abonnementskosten voor software voor elektronische facturatie voor zelfstandigen en kleine vennootschappen, voor de boekjaren 2024 tot 2027. Uw KROLYX-abonnement kan u fiscaal dus minder kosten dan zijn getoonde prijs — valideer de voorwaarden met uw boekhouder.

Factureert u ook naar Frankrijk?

Frankrijk volgt hetzelfde pad: op 1 september 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen elektronische facturen kunnen ontvangen, en de verzendverplichting breidt uit naar micro-ondernemingen, kmo's en micro-ondernemingen op 1 september 2027. KROLYX is bezig met de registratie als erkend platform — raadpleeg onze pagina Conformiteit voor de gedateerde stand van zaken.